Ifølge kap. 4 §§ 15-16 i landstingslov nr.22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen skal offentlige institutioner aflevere arkivalier der er ældre end 15 og ikke længere bruges i institutionens tjenstlige virksomhed.
Når den offentlige myndighed eller institution skal aflevere arkivalier til Nunatta allagaateqarfia foregår afleveringen i flere led, beskrevet herunder.
1. Planlægning af afleveringen
Først tager myndigheden kontakt til NA vedrørende den afleveringen. Herefter beskriver NA og myndigheden i fællesskab afleveringens indhold, omfang og andre informationer vedrørende arkivalierne der måtte være relevante.
2. Behandlingen af arkivet/afleveringen
Myndigheden tilvejebringer den nødvendige dokumentation (journal- og arkivplaner) for afleveringen og ordner herefter afleveringen. Ordningen af arkivet består af:
Sortering af materialet i overensstemmelse med de arkiv- eller journalplaner der knytter sig til afleveringen.
Kassation af det materiale der i henhold til de gældende kassationsbestemmelser ikke skal afleveres. Såfremt det kasserede materiale indeholder personfølsomme oplysninger skal materialerne enten fortsat opbevares forsvarligt eller destrueres under opsyn.
Pakning af afleveringen. Arkivalierne skal renses (sagsrensning) for al overflødigt materiale – mapper, ikke fasthæftede clips, plasticlommer, elastikker o. lign. dels for at nedbringe materialets fysiske størrelse, dels for at undgå materialer der kan ødelægge arkivalierne i arkivæskerne. Efter endt sagsrensning pakkes arkivalierne i korrekte arkivæsker og mærkes efter de af NA udstukne retningslinjer.
3. Aflevering
Myndigheden udarbejder en afleveringsfortegnelse der angiver afleveringens indhold på æskeniveau, omfang og kontaktpersoner/ansvarlige i forhold til afleveringen. Afleveringen kan modtages når afleveringsfortegnelsen er modtaget og godkendt af Nunatta allagaateqarfia. Den afleverende institution modtager herefter en kvittering for afleveringen.
4. Opfølgning
Såfremt der er fejl og mangler i afleveringen, kan institutionen opkræves det beløb der koster at bringe orden i materialerne i Nunatta allagaateqarfia. Følgende fejl og mangler kan udløse en regning for udbedring foretaget af arkivets personale:
-
Manglende eller forkert mærkning af arkivæsker.
-
Manglende sagsrensning.
-
Anvendelse af forkerte arkivæsker.
-
Mangelfuldt ordnet arkiv – i uoverensstemmelse med den arkiv- eller journalplan der knytter sig til materialet.